化物所发〔2024〕31号

第一章  总  则

第一条 根据中共中央《干部人事档案工作条例》、中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》及中国科学院干部人事档案管理有关要求，为进一步做好研究所人事档案管理工作，更好地发挥人事档案在服务研究所人事人才工作中的重要作用，现结合研究所工作实际，制定本管理办法。

第二条 本管理办法适用于研究所事业编制职工、离退休职工、博士后及人事档案保管在研究所的其他人员等人事档案的管理工作。

第二章 管理机制和职责

第三条 坚持党的领导，按照党中央相关部署和中国科学院干部人事档案管理要求，严格履行人事档案管理的各项制度。

第四条 按照干部管理权限，开展管理工作，具体包括：

（一）事业编制在职、离退休及去世人员人事档案由研究所管理；外籍人员参照事业编制在职人员进行建档及管理；

（二）博士后人员档案根据需要，可转入研究所，由研究所人事档案管理部门进行管理；

（三）其他类型人员尚未进行转递的人事档案由人事档案管理部门保管。

第五条 人事档案管理部门设立管理专员，负责人事档案管理工作，具体工作分类包括：

（一）人事档案的建立、接收、保管、转递，人事档案材料的收集、鉴别、整理、归档，人事档案信息化等日常管理工作；

（二）人事档案的查（借）阅、档案信息研究等利用工作，组织开展人事档案审核工作；

（三）配合有关方面调查涉及人事档案的违规违纪违法行为；

（四）办理其他有关事项。

人事档案管理人员和与其档案管理同在一个部门且有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员的人事档案，由人事档案管理部门另行指定专人管理。

第三章  档案的建立、收集、归档

第六条 新聘用职工的人事档案调转需按照干部管理权限在聘用公示期满后，向新聘用职工的原人事档案保管机构出具《档案转递通知书》或《商调函》进行人事档案调转。

第七条 新聘用职工应配合人事档案管理部门在入职前完成对个人人事档案的查阅审核，并在两个月内完成转递后，及时填写《干部履历表》交由人事档案管理部门存入人事档案保管。

第八条 人事档案管理人员应在档案接收之日起，在已有档案的基础上建立档案正本，负责人事档案后续的管理工作。

第九条 人事档案管理人员对转入的人事档案，要认真审核、严格把关，1个月内完成档案审核并将审核情况经本人确认后入库保管。

第十条 按照《中国科学院干部人事档案材料分类参考细则》对人事档案材料进行分类、整理、编码，对于新聘用职工需在3个月内完成建档工作，人事档案中材料的主要分类包括：

（一）履历材料；

（二）自传材料；

（三）考察、考核、鉴定材料；

（四）学历学位、专业技术岗位、科研学术水平、培训等材料；

（五）政治历史审查材料；

（六）党、团类材料；

（七）表彰奖励类材料；

（八）违规违纪违法处理处分类材料；

（九）工资、任免、出国和会议代表类材料；

（十）其他可供组织参考的材料。

第十一条 如人事档案中缺少材料，需及时通知本人两周内完成补充或开具相关证明工作。如不能及时补齐所缺材料，需本人书面说明原因，并明确补交材料期限（原则上不超过一个月）；超过期限仍未办理完成，须通知所在部门负责人，经人事档案管理部门进行综合研判后，报送主管所领导审议是否继续聘用该人员。对于本人拒不配合办理的情形，综合研判结果报所务会研究，根据审批意见对当事人进行处理。

第十二条 人事档案建档后，各部门需严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的范围收集归档日常工作中形成的反映干部职工自然情况和“德、能、勤、绩、廉”的材料，并在材料形成后1个月内主动向人事档案管理部门提交材料进行归档，遵循真实、全面、及时、规范的原则，不断充实完善人事档案内容。

第十三条 按照干部人事档案专审要求，根据档案材料的收集、归档情况，每五年对职工《干部信息认定表》进行更新，确保“三龄两历”等关键信息准确无误。

第四章  档案的保管与保护

第十四条 根据《干部人事档案工作条例》的要求，对人事档案应严密、科学地保管，严禁任何个人私自保存他人的人事档案。

第十五条 人事档案库房实行专人管理、专房专用，档案库房、阅档室、档案管理人员办公室应三室分开。

人事档案库房要经常保持清洁、整齐，达到“八防”（防火、防潮、防霉、防蛀、防盗、防光、防尘、防高温）的管理条件，安全保管人事档案。

第十六条 接收、移交、借阅和销毁人事档案资料，要严格执行审批制度，履行登记、交接手续。去世5年以上人员的人事档案，移交研究所综合档案室保存。

第五章  档案的查（借）阅与转递

第十七条 对于符合国家查（借）阅干部人事档案的情形，本人及其亲属办理公证或诉讼取证等有关个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定向人事档案管理部门申请查（借）阅档案。

第十八条 职工办理离所报退手续时，应及时办理人事档案转移，将档案转递至新就业单位相应的人事档案保管机构或公共就业人才服务机构或户籍所在地的社会保障服务机构。

第十九条 离所职工因特殊情况无法及时办理人事档案调转的，由职工本人提供书面说明材料，并明确调转期限（原则上不超过3个月）。

第二十条 进行人事档案转递时，转出的档案须材料完整齐全，按规定经认真整理装订后转出，不得留有散材料，不得扣留材料或分批转出。

第二十一条 转递人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取，转递单位和接收单位应当严格履行转递手续。

第六章  附  则

第二十二条 本办法自印发之日起施行，由人事档案管理部门负责解释。

中国科学院大连化学物理研究所

2024年3月27日