为了更好地贯彻执行《干部档案工作条例》，根据《干部档案工作条例》(以下简称《条例》)及有关规定，结合我院的具体情况，现制定以下实施办法：
　　 一、人事档案工作的性质
　　 人事档案工作是党和国家人事、干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。人事档案工作，在国家档案行政管理部门的宏观管理、组织协调下，实行分级管理，由人事、干部主管部门领导；在档案的保护、保管方面接受同级档案行政部门监督、指导，日常业务工作接受上级人事、干部主管部门的楂查、指导。
　　 二、人事档案物管理体制、机构和人员配备
　　 根据《条例》第二章第六条关于“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制”的原则精神，其具体办法是：
　　 (一)我院人事档案管理体制为院、分院、所三级管理；
　　 (二)人事档案不足50份(人)的单位，其档案按干部管理的隶属关系，由上级主管部门代管(二部、台、站、机关下属单位)；
　　 (三)为了加强人事档案的统一管理，凡是一个单位的档案由两个或两个以上部门分别进行管理的，都应集中到一个部门统一管理；
　　 (四)人事档案被纳入综合档案室管理的单位，其档案应明确专人管理，业务上接受本单位组织、人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导；
　　 (五)院、分院和各单位必须配备专职或兼职人事档案工作人员，每管理一千份(人)档案需配备一名专职干部。院和分院管档人员应在做好本单位人事档案工作的同时，做好对本系统和所属单位人事档案工作的宏观管理和协调，加强对人事档案工作的检查、指导和督促；
　　 (六)各单位要选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专(或高中)以上学历的共产党员从事人事档案管理工作。新上岗的档案工作人员，应参加院、分院举办的脱产培训班或以干代训，做到先培训后上岗。同时，新老管档人员要认真做好档案和业务文件的交接工作。
　　 三、人事档案管理部门的职责和范围
　　 (一)根据《条例》第八条规定精神，人事档案管理部门的职责应为：
　　 1.保管人事档案，为国家积累档案史料；
　　 2.收集、鉴另和整理人事档案材料；
　　 3.办理人事档案的查阅、借阅和转递；
　　 4.登记干部职务、工资的变动情况；
　　 5.为有关部门提供干部情况；
　　 6.做好人事档案的安全、保密、保护工作；
　　 7.调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导；
　　 8.推广、应用人事档案现代化管理技术；
　　 9.定期向档案馆(室)移交死亡人员档案；
　　 10.办理其他有关事项。
　　 (二)《条例》第四章规定：干部档案的管理范围，原则上应与干部的管理范围相一致。我院各级人事档案依照下列规定进行分级管理：
　　 1.属中央、国务院管理的干部档案范围
　　 (1)中组部管理下列干部档案：
　　 中国科学院院长、副院长：
　　 中国科学院党组书记、副书记、党组成员；
　　 行政关系在我院、在任的中共中央委员、侯补委员，中顾委委员，中纪委委员，全国人大常委，全国政协常委及其以上人员；
　　 其他(含离退休)副部级以上干部。
　　 (2)国家人事部管理的干部档案：
　　 中国科技大学校长。
　　 2.属我院管理的人事档案范围
　　 (1)中央、国务院管理干部的档案副本：
　　 (2)院属各单位现职领导班子成员(正、副所长，正、副党委书记，纪律检查委员会书记或组长，正、副局级巡视员及其相当职务)的档案正本；
　　 (3)院机关及其下属单位的现职职工的档案正本；
　　 (4)院机关离退休人员及流动人员(辞职、离职、开除公职、受刑事处分、劳教、出国不归等)的档案；
　　 (5)死亡不满五年人员的档案；
　　 (6)院代管人员的档案；
　　 3.属分院管理的人事档案范围
　　 (1)行政关系在本单位的中央、国务院管理干部的《干部履历表》；
　　 (2)分院及所属各单位现职领导班子成员的档案副本；
　　 (3)分院机关在职职工的档案正本；
　　 (4)分院机关离退休人员及流动人员的档案；
　　 (5)死亡不满五年人员的档案；
　　 (6〕分院代管人员的档案。
　　 4.院属各单位管理的人事档案
　　 (1)本单位现职领导班子成员的档案副本；
　　 (2)本单位现职职工的档案正本；
　　 (3)本单位离退休人员及流动人员的档案；
　　 (4)死亡不满五年人员的档案。
　　 5.死亡五年以后人员的档案，移交本单位文书档案部门保管。
　　 6.人事档案管理人压的档案，由本单位主管人事工作的领导保管或请上一级(院、分院)管档部门代管。
　　 四、人事档案材料的收集、鉴别和整理
　　 根据《条切例》第五条规定以及中组部下发的《关于干部档案材料收集，归档的暂行规定》和《干部档案整理工作细则》(以下简称《细则》〕的要求，各级管档部门要认真做好档案的收集、鉴别和整理工作。
　　 (一)及时收集人事档案新材料。人事档案应是全面反映个人历史和德、能、勤、绩现实表现的材料。当前，要多渠道广泛收集有利用价值的新材料，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的材料充实档案内容。各级人事档案管理部门要与材料形成部门建立健全必要的工作联系制度和移交手续。凡组织、人事部门形成的归档材料要在材料形成后的20天以内送交人事档案管理部门；非组织、人事部门形成的材料，要在材料形成后的一个月以内送交同级人事档案管理部门归档。人事档案管理部门要负责督促、检查，抓好落实。任何组织和个人，不得以任何理由积压、滞留归档材料。
　　 (二)收集归档材料必须经过认真的鉴另。属于归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。材料的规格要整齐划一，使用标准十六开的办公用纸(长26.5厘米、宽19厘米〕。不得使用圆珠笔、铅笔及纯篮色墨水和复写纸书写。特别是近期填写的材料若出现与原档案记载有出入，要根据上级有关规定，确切填写。必须对归档材料层层检查严格把关。
　　 (三)对于归档材料要按照《细则》的要求进行认真的整理。
　　 1.凡是新收进的大学生、研究生、转业干部(因整理方法不一)的档案材料应按照《细则》的要求建立人事档案。
　　 2.凡是一九九○年已整理过的档案，不再重新整理(按原来分类加材料)。未整理完的档案按新的规定整理，一九九三年底前必须整理完毕。对于零散材料的归档装订工作，可每年集中装订一次。
　　 3.为了系统、条理地反映人享事档案内容，档案正本中第一、二、三、四、七、十类，应按时序排列。
　　 第一类，按时序排列，但要把近期填写的干部履历表放在一类首页。
　　 第五、八类按材料的主次排列，如批复、结论、报告、主要证明材料、检举、本人检查交待或申诉材料等。
　　 第九类，实行二级分类后，在每小类(工资、任免、出国、其他)的首页应是：工资小类的首页是《工资变动登记表》，任免小类首页是《干部职务变动登记表》，出国小类的首页是《出国人员登记表》。《工资变动登记表》、《干部职务变动登记表》、《出国人员登记表》(表格附后)，由档案工作人员进行登记和续填。
　　 4.档案材料的类号和顺序号填写的目录的类号栏内，并在每份材料的右上角标明，类号和顺序的编写方法应为：第一类履历类的第一份材料的类号和顺序号应编为1-1，第二份材料的编号和顺序号应为1-2。第九类工资任免类实行二级分类后，分别编写大类号、小类号和顺序号，如九类工资小类的第一份材料应编为9-1-1，任免小类的第一份材料应编为9-2?。
　　 5.档案目录的填写应整齐、清楚。为了保证补充材料，各类材料之间必须留出适当的空格，个别补充材料较多的类别应尽量多留一些。第九类材料实行二级分类后在目录登记时以工资、任免、出国、其他的小类分组进行登记，各小类材料之间要留有适当的空格，以备用填加内容。
　　 6.档案装订成卷，要求最好四面齐，或装订、右、下三面齐。
　　 五、人事档案的保管和保护
　　 根据《条例》第六章规定精神，按照“安全保密、便于查找”的要求，人事档案管理部门，要建立竖固的档案库房，库房面积每千份(人)档案需20平方米左右；库房内要配有防火、防潮、防盗、防蛀、防尘、防高温的必要设备；采取相应的安全措施，安装铁门、铁栅栏窗等；库内要保持清洁卫生和适宜的温、湿度(温度14一24℃，相对湿度45一65%)。
　　 保管人事档案应建立必要的登记和统计制度，档案编号要科学适用。要建立和竖持检查核对制度，每半年或一年核对一次档案，发现问题，及时解决，以确保档案的安全。
　　 六、人事档案的提供利用
　　 根据《条例》第七章的有关规定精神，继续执行中组部《关于查阅中央管理干部档案的规定》(组通字〔1985〕39号)和我院关于查阅、借用人事档案的规定精神，凡查阅人事档案必须严格履行审批手续，并认真做好摘抄材料内容登记工作。
　　 人事档案一般不外借。如在特殊情况下，需借用人事档案，借用时间一般不得超过一星期；若到期不能归还，要及时办理续借手续。对长期借用档案不还者，管档部门要如实向领导汇报，并建议对借档单位或个人提出通报批评。
　　 外调接待工作要认真贯彻中组部、统战部、公安部、军委总政治部《关于调查证明材料的规定》(组通字〔79〕6号)和中组部《关于调查证明材料的规定的补充意见》(〔79〕干办字322号〕精神，“如因入团、入党、参军、参加工作等政审需要了解其父母和亲属的情况时，应按《规定》的第一条第三项办理，“没有必要查阅其父母和亲属的档案”。由其父母所在单位提供有关档案材料。
　　 七、人事档案的转递
　　 根据《条例》第八章规定精神，认真做好人事档案的转递工作。
　　 (一)院属各单位管理的干部被任命、选举为中央、国务院管理的干部后，应在人事部门接到任职通知的15天内，将其档案正本清整装订完毕，上交我局做副本后，转呈中组部、人事部管理。
　　 (二)院属各单位管理的干部被任命为本单位的领导班子成员后，应在人事部门接到任职通知的15日内，将其档案正本清整装订完毕，上交我局保存。
　　 (三)院管干部应归档的妍材料形成后，院属各单位应在15日内将其上交我局和分院归入本人档案。
　　 (四)院属各单位领导班子成员卸任，其档案正本由我局在接到通知15日内清整完毕，退还原单位保存。
　　 (五)人员调动后，原单位应按要求时限或在通知下发15日内，将其档案清整装订完毕转往新的主管单位保管。
　　 人事档案应通过机要交通转递或专人送取，不准邮寄或交本人自带，不得转往非组织、人事部门和民办人才交流中心。转出的档案应完整齐全，袋内不留散材料，符合新的整理要求。
　　 八、院属各单位的工作档案管理，参照劳动部、国家档案局颁发的《关于颁发(企业职工档案管理工作规定)的通知》办理。
　　 本《实施办法》自下达之日起，同《条例》和《细则》一并执行，凡过去下发的文件与此文件精神不一致者，以此件为准。并由我局负责解释。